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整理・収納

 

【家庭用スキャナーで解決!】紙の整理やファイリングのコツ

各種明細書や領収書、雑誌、新聞、チラシなど、気がつくとどんどん家の中にたまっていく紙。うまく整理できずに悩んだ経験はありませんか?我が家では、数年前から家庭用スキャナーを使い、できるものはなるべくデータ化して保存しています。紙の整理やファイリングのコツをご紹介します。

家庭用スキャナーとは

【家庭用スキャナーで解決!】紙の整理やファイリングのコツ

我が家で使っている家庭用スキャナーは、富士通のScanSnapのS1500です。仕事で活用することを考え、約4万円で購入しました。この型はすでに販売終了となっていますが、ScanSnapシリーズには、コンパクトなものから高性能のものまでいくつか種類があり、コンパクトなものは1万円台から手に入れることができます。他のメーカーからも多く販売されています。

富士通 スキャナー ScanSnap S1300i (A4両面)

【家庭用スキャナーで解決!】紙の整理やファイリングのコツ

データ化の手順は簡単です。ドライバをインストール後、書類をそのまま、または付属の専用シートにはさんでスキャンすると、パソコンに画像データが入ります。我が家では紙の給与明細、クレジットカードの明細、家電の取扱説明書などをデータ化してパソコンに保存しています。

契約書や申請書、証明に必要な領収書など、紙で保存しておかなければならないものはもちろんありますが、明細関係はデータ化すれば、ほとんどすぐに捨ててしまえるので整理がかなり楽になりました。

雑誌やチラシの保存に便利

【家庭用スキャナーで解決!】紙の整理やファイリングのコツ

私が特に便利だなと感じているのは雑誌やチラシの保存です。紙の雑誌はためこむとどんどんかさばっていきますが、自分が残しておきたいページだけをスキャンして、潔く資源ごみの日に捨てることができます。ファッション、レシピ、好きな芸能人のインタビューなど、必要なページだけをスキャンしてデータ化して残します(もちろん個人で楽しむための保存です)。

そのほか仕事に関係する新聞記事やデザインが素敵なチラシ、自治体のお知らせに関するチラシなどもデータ化しておくと、後で役立つことがあります。紙の山の中から、あれがない、これがない、と探すことがなくなりました。

データをファイリングする

【家庭用スキャナーで解決!】紙の整理やファイリングのコツ

便利なスキャナーですが、何でもかんでもスキャンして、ただパソコンに入れておけばいいということではありません。データを整理する必要があり、我が家ではクラウドサービスのEvernoteを使ってファイリングをしています。Evernoteを活用することで、家のパソコンだけでなく、スマホからもアクセスできるので外出先でもデータを確認することができます。Evernote にこだわらなくても、DropboxやGoogleドライブなど使いやすいサービスを選ぶといいと思います。

我が家では「お金の管理」というフォルダの中に、給与明細、クレジット明細などのフォルダを作り、201701、201702……などと番号を付けてそれぞれの明細データを入れています。雑誌や新聞記事、チラシに関しては、食、生活、旅行、音楽、映画などのいくつかのカテゴリに分けて保存しています。

データがどんどん増えて階層が複雑になり、どこに何を入れたかわからなくなってしまった!というときも、OCR機能があるので安心です。OCR機能とは文字認識機能のことで、たとえばEvernoteの検索機能で「給与」と検索すれば、「給与」という言葉が入った書類データを探し出せます。キーワード検索ができるのでとても便利です。

紙の整理の仕方は人それぞれですが、データ化してきちんとファイリングすれば家の中がすっきりするのは間違いありません。スキャンするひと手間はありますが、パソコンやスマホですぐにデータを確認でき、自分自身の時間の使い方もすっきりしたように感じます。整理に困っている方はぜひ参考にしてみてください!

<ライタープロフィール>
フリーランスライター
竹川ともえ
所属:comorieサポーター

北海道に住むフリーランスのライター。読書や旅行が趣味で、季節を感じながらのんびりペースで暮らしています。